udržuje údaje o přijatých a odeslaných dokumentech - číslo jednací, datum přijetí/odeslání, adresa odesilatele/příjemce, druh dokumentu, stručný název, definice souvislostí s jinými dokumenty, tematické zatřídění

sleduje přidělení písemnosti jednotlivým osobám a postup vyřízení

pro písemnosti v elektronické podobě může vést zabezpečený archiv s uložením i starších verzí

vyhledávání v databázi je možné podle kombinace vyhledávacích kritérií pro jednotlivé údaje. Typické dotazy jsou ,,najdi dopisy Josefa Nováka z Berouna, přijaté v březnu 98" nebo ,,které dokumenty v útvaru XY čekají na vyřízení" apod. Pro dokumenty v elektronické podobě je k dispozici i vyhledávání podle plného textu

u přijatých dokumentů jsou v databázi zachyceny údaje o tom, kde se dokument nachází - aktuální stav i historie. Uživatel může dokument dále předat jinému uživateli (v závislosti na přístupových právech)

u přijatých dokumentů je možno zadat, jak má být s dokumentem naloženo - typicky ,,likvidovat" - ,,vyřídit" - ,,založit"

pro usnadnění psaní odpovědí (editorem WORD) je možno přímo ze systému aktivovat WORD a vybrat příslušný vzor z často se vyskytujících typů, do kterého se automaticky přenese adresa příjemce, číslo jednací i jiné potřebné údaje, případně šablona pro odpověď